Chcesz usprawnić obsługę faktur za media?
Wypełnij formularz – przejmiemy zarządzanie kosztami, umowami i fakturami, a Ty zyskasz czas, porządek i realne oszczędności.
Zarządzanie kosztami i administracja faktur za media
Zarządzanie tysiącami faktur w firmie o rozproszonej strukturze to wyzwanie, które obciąża działy księgowe i generuje ryzyko kosztownych błędów. W Energy Solution zdejmujemy ten ciężar z Twoich barków. Przejmujemy kontrolę nad obiegiem faktur, weryfikujemy ich poprawność i odzyskujemy niesłusznie naliczone opłaty, dając Ci pewność, że płacisz tylko za to, co faktycznie zużywasz.
Zarządzanie kosztami i administracja faktur za media
Zarządzanie tysiącami faktur w firmie o rozproszonej strukturze to wyzwanie, które obciąża działy księgowe i generuje ryzyko kosztownych błędów. W Energy Solution zdejmujemy ten ciężar z Twoich barków. Przejmujemy kontrolę nad obiegiem faktur, weryfikujemy ich poprawność i odzyskujemy niesłusznie naliczone opłaty, dając Ci pewność, że płacisz tylko za to, co faktycznie zużywasz.
Na czym polega outsourcing i weryfikacja faktur za media?
To kompletne przeniesienie procesów obsługi mediów energetycznych na zewnętrzny zespół ekspertów. W Energy Solution przejmujemy pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów, zdejmując z Twojego działu księgowości ciężar żmudnej weryfikacji tysięcy rachunków. Dbamy o poprawność i zasadność rozliczeń oraz stałą optymalizację kosztów, a Ty otrzymujesz zweryfikowane dane oraz bezpieczeństwo prawne.
Korzyści z usługi profesjonalnego zarządzania fakturami za media
Zamiast tracić czas na „papierkową robotę”, zyskujesz partnera, który pilnuje Twoich pieniędzy:
100% pewności rozliczeń
Każda faktura przechodzi przez weryfikację. Wyłapujemy błędy taryfowe, dublujące się opłaty i identyfikujemy obszary generujące nadmierne koszty.
Raportowanie i wsparcie budżetowe
Otrzymujesz analizy, zestawienia i raporty niezbędne do planowania budżetów i tworzenia rezerw.
Odzyskany czas
Bierzemy na siebie kontakty z dostawcami, zarządzanie umowami oraz obsługę reklamacji, eliminując zbędną biurokrację w Twojej firmie.
Bezpieczeństwo prawne
Zapewniamy wsparcie w negocjacjach umów i doradztwo prawne w relacjach z dostawcami mediów.
Jak działa usługa zarządzania fakturami za media?
- Cyfryzacja i Centralizacja: Wszystkie faktury trafiają do naszego systemu IT, co ułatwia kompletowanie dokumentacji i eliminuje ryzyko ich zagubienia.
- Walidacja Merytoryczna: Weryfikujemy poprawność faktur za media pod kątem zgodności z umowami i obowiązującymi taryfami.
- Reklamacje: W przypadku wykrycia błędu prowadzimy proces reklamacyjny.
Zarządzanie fakturami z Energy Solution – dlaczego my?
Doświadczenie w liczbach
Obsługujemy ponad 10 000 punktów poboru (PPE).
Zaufanie rynku
Nasze rozwiązania sprawdzają się w najbardziej wymagających sektorach: sieciach handlowych, bankowości, hurtowniach farmaceutycznych i u zarządców nieruchomości.
Technologia
Nasz system IT integruje rozproszone dane, zapewniając Ci pełny wgląd w dane o zużyciu i kosztach energii oraz innych mediów.
FAQ – pytania i odpowiedzi
Czy Energy Solution realizuje płatności za faktury w imieniu klienta?
Nie, dział finansowy zachowuje pełną kontrolę nad środkami. Naszą rolą jest weryfikacja merytoryczna i rachunkowa dokumentów. Dostarczamy Ci „zielone światło” do zapłaty tylko za te faktury, które są poprawne i zasadne. Dzięki temu unikasz błędnych przelewów, ale pieniądze pozostają na Twoim koncie do momentu zlecenia płatności przez Ciebie.
Jak wygląda proces przekazywania faktur? Czy musimy je skanować?
Model współpracy dopasowujemy do potrzeb Klienta. Preferujemy faktury elektroniczne przesyłane bezpośrednio na nasze skrzynki mailowe lub pobierane automatycznie z platform eBOK. Jeśli jednak otrzymujesz faktury papierowe, wystarczy, że przekażesz nam ich skany. Alternatywnie, możemy pracować bezpośrednio w Twoim systemie księgowym, opisując i akceptując dokumenty do płatności.
Czy Wasz system integruje się z programami księgowymi (ERP)?
Tak. Nasz autorski system IT pozwala na generowanie plików importowych (np. CSV, XML, PDF) dostosowanych do standardów najpopularniejszych systemów finansowo-księgowych (np. SAP, Enova, Symfonia). Dzięki temu księgowanie setek faktur zajmuje chwilę, a nie godziny ręcznego wprowadzania danych.
Czy usługa opłaca się firmom, które mają już własny dział księgowy?
Zdecydowanie tak. Księgowość dba o poprawność rachunkową, ale rzadko posiada specjalistyczną wiedzę, by ocenić, czy naliczona opłata za parametry dystrybucyjne jest zasadna. My łączymy kompetencje administracyjne z technicznymi. Wyłapujemy błędy merytoryczne, których systemy księgowe nie widzą, co często pokrywa koszty naszej obsługi z nawiązką.
Czy usługa obejmuje tylko energię elektryczną?
Nie ograniczamy się wyłącznie do prądu. Nasz system i zespół ekspertów obsługują kompleksowo faktury za wszystkie media energetyczne: energię elektryczną, gaz ziemny, ciepło sieciowe, a także wodę i ścieki. Dzięki temu zyskujesz pełną kontrolę nad wszystkimi kosztami mediów w jednym miejscu.
Co w przypadku, gdy dostawca energii nie wystawi faktury na czas?
Nasz system monitoruje nie tylko to, co wpłynęło, ale też to, co powinno wpłynąć. Dzięki funkcji monitoringu kompletności dokumentacji, automatycznie wykrywamy brakujące faktury i w Twoim imieniu interweniujemy u dostawcy, zanim powstanie zaległość lub problem z ciągłością dostaw.
Czy Energy Solution zawrze w moim imieniu umowy na dostawę energii?
Skoordynujemy i poprowadzimy cały proces od przygotowania niezbędnych dokumentów do zawarcia lub zmiany warunków umów na dostawę lub sprzedaż energii i innych mediów, przez kontakt z dostawcą i pozyskanie umów, po ich weryfikację pod kątem merytorycznym i prawnym. Po Twojej stronie pozostanie jedynie podpisanie umowy.
Skontaktuj się w sprawie
kosztów i administracji faktur za media
Aneta Araźna
Dyrektor Działu Back Office
Grzegorz Marciniak
Dyrektor ds. Rozwoju i Zakupów CEE
Janusz Kubiak
Key Account Manager
