• Działając zgodnie z Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r., poz. 928), w Energy Solution sp. z o.o. wprowadzona została Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Energy Solution sp. z o.o.
• Celem wprowadzenia wewnętrznej Procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Energy Solution sp. z o.o., jest dostosowanie działań Energy Solution sp. z o.o. do przepisów Ustawy o ochronie sygnalistów, nakładającej obowiązek umożliwienia Sygnalistom dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa oraz ochrony ich przed działaniami odwetowymi.
• W Energy Solution sp. z o.o. wyklucza się zgłoszenia anonimowe.
• Niniejszą Procedurę stosuje się do wszystkich osób fizycznych, które zgłaszają informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym w szczególności do:
  1. pracownika;
  2. pracownika tymczasowego;
  3. osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
  4. przedsiębiorcy;
  5. osób wchodzących w skład organów, w tym członków Zarządu Spółki, Prokurentów, Wspólników;
  6. osób świadczących pracę pod nadzorem i kierownictwem, w szczególności wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
  7. stażystów, wolontariuszy, praktykantów;
  8. byłych pracowników i współpracowników;
  9. osób ubiegających się o zatrudnienie lub świadczenie usług.
• Zasady wynikające z niniejszej Procedury stosuje się również do:
1. osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia;
2. osób powiązanych z Sygnalistą;
3. osób prawnych lub innych jednostek organizacyjnych pomagających Sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność Sygnalisty lub go zatrudniającej.
• Zapewnia się całkowitą anonimowość Sygnalistów zgłaszających Naruszenie bądź uzasadnione podejrzenie jego wystąpienia.
• Informacje dotyczące lub pochodzące od Sygnalistów mają charakter niejawny i objęte są całkowitą poufnością. Spółka zobowiązana jest do ochrony tożsamości Sygnalisty oraz wszelkich szczegółów dotyczących Naruszeń.
• Wyjątek od wskazanej powyżej zasady zachowania poufności stanowi sytuacja, w której:
  1. bezwzględnie obowiązujące przepisy powszechnie obowiązującego prawa wymagają od Spółki ujawnienia informacji dotyczących Naruszenia właściwym organom;
  2. nastąpi powierzenie przyjmowania i/lub analizy zgłoszonych Naruszeń wykwalifikowanemu podmiotowi zewnętrznemu przez Spółkę, na podstawie zawartej umowy powierzenia danych osobowych pomiędzy Spółką a takim podmiotem zewnętrznym.
• Każda osoba, która jest świadkiem lub ma podejrzenie wystąpienia Naruszenia, powinna niezwłocznie zgłosić ten fakt.
• Każdemu Sygnaliście przysługuje pełna ochrona przed działaniami represyjnymi, dyskryminacją oraz wszelkimi innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania, stanowiącymi lub mogącymi stanowić rezultat dokonanego zgłoszenia Naruszenia, szczegółowo wymienionych poniżej.
• Zabronione działania odwetowe obejmują m.in.:
  1. odmowę nawiązania stosunku pracy;
  2. wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
  3. nie zawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
  4. obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;
  5. wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;
  6. pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń;
  7. przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy;
  8. zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
  9. przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracownika;
  10. niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
  11. negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
  12. nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
  13. przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
  14. mobbingu;
  15. dyskryminacji;
  16. niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
  17. wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
  18. nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie;
  19. działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
  20. spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;
  21. wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszenia dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia zgłaszającego.
• Do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych w Spółce oraz podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie Sygnaliście informacji zwrotnej upoważniony zostaje Pełnomocnik ds. naruszeń.
• Zgłoszenia mogą być dokonywane za pośrednictwem wewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości.
• Zgłoszenie może zostać złożone na piśmie (w tym w formie elektronicznej) lub ustnie, z wykorzystaniem jednego z poniższych kanałów zgłoszeń funkcjonujących w Spółce:
  1. na skrzynkę poczty elektronicznej, pod adresem: sygnalista@energysolution.pl;
  2. pocztą, w zamkniętej kopercie na adres Spółki: 03-736 Warszawa, Plac Konesera 8, z dodatkową adnotacją na kopercie „Do rąk własnych Pełnomocnika ds. naruszeń”;
  3. na spotkaniu bezpośrednim z Pełnomocnikiem ds. naruszeń, zorganizowanym nie później niż w ciągu 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania takiego wniosku przez Pełnomocnika ds. naruszeń.
• Zgłoszenia naruszeń prawa dokonywany są w Spółce w sposób jawny.
• Zgłoszenie powinno zawierać, w szczególności:
  1. dane osobowe Sygnalisty, tj. imię i nazwisko;
  2. w razie potrzeby, dane osoby pomagającej dokonać zgłoszenia;
  3. dane kontaktowe Sygnalisty, tj. adres e-mail, numer kontaktowy;
  4. datę i miejsce sporządzenia zgłoszenia;
  5. dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię i nazwisko;
  6. opis naruszenia prawa oraz jego datę.
• Zgłoszenie może zostać dodatkowo udokumentowane przez Sygnalistę zebranymi dowodami oraz wykazem potencjalnych świadków, zawierającym dane pozwalające na ich zidentyfikowanie.
• Pełnomocnik ds. naruszeń odpowiada za weryfikację zgłoszeń i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazanie Sygnaliście informacji zwrotnej.

Zgodnie z art. 13 i 14 Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) informujemy, że:

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści danych oraz ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo sprzeciwu, zażądania zaprzestania przetwarzania i przenoszenia danych, jak również prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie poprzez złożenie stosownej dyspozycji w siedzibie lub przez listonosza/kuriera lub elektronicznie. Adres Administratora Danych Osobowych: Energy Solution Sp. z o. o. z siedzibą w: 03-736 Warszawa, Pl. Konesera 8, email: iod@energysolution.pl Przysługuje Pani/Panu także prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie przez Administratora Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO.

Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do przekazania zgłoszenia. W przypadku niepodania danych nie będzie możliwe przedstawienie Pani/ Panu informacji o dalszym procedowaniu zgłoszenia. Dane osobowe będą przechowywane przez okres rozpoznania zgłoszenia, do czasu zakończenia postępowania wyjaśniającego oraz w celu archiwalnym.

Dane udostępnione przez Panią/Pana będą podlegały udostępnieniu wyłącznie podmiotom upoważnionym do ich uzyskania na podstawie przepisów prawa.

Administrator danych nie przekazuje danych osobowych do państwa trzeciego i organizacji międzynarodowych. Dane osobowe nie podlegają zautomatyzowaniu i profilowaniu.